+7 495 noskype998 50 38
Статьи

План «В»

План «В»

Участники одного корпоратива смогли увидеть Нью-Йорк в новом свете, при этом свет был отключен...

Опубликовано в апреле 2008AddThis

На дворе бьл жаркий августовский вечер, когда в нашем нью-йоркском офисе отключили свет. Я выглянул из окна на Таймс Сквер. Не только наш офис – во всем городе не было электричества. Что бы это могло быть? Мы включили аварийное радио и узнали, что произошел сбой в электросети – слава богу не террористы!

Однако для гостей, которые приезжали на корпоратив в отеле Plaza это не сулило ничего хорошего.

Мы попробовали позвонить им, но все телефонные линии тоже не работали. Мы только могли себе представить, какая там сейчас паника. Я схватил нашу собаку Руби, и с еще несколькими людьми из нашей команды мы отправились в отель пешком. Эта прогулка заняла намного дольше, чем обычно, потому что мы шли против плотного потока обеспокоенных жителей пригородов, которые пытались как-нибудь добраться домой. Да и раскаленный воздух вокруг ничуть не помогал – к счастью кто-то из наших догадался захватить несколько бутылок воды из офисного холодильника.

Мы нашли нашу заказчицу в отеле и успокоили ее тем, что мы рядом. Нашим первым делом стало организовать стойку информации для ее гостей. Знание - сила! Мы не знали, что произойдет дальше, но сам факт того, что мы были рядом, имел успокаивающий эффект на нашу клиентку.

Теперь, когда все относительно успокоились, мы стали разбираться с наиболее срочными делами: ужин на теплоходе, который мы запланировали на вечер. Не отменят ли его? Мы дозвонились на теплоход по Nextel. Там сказали, что все в силе, и, если мы хотим, они готовы плыть. Однако после небольшого обсуждения я предложил отказаться от этого пункта – кто знает, как все будет, когда наступит темнота?

Теперь, когда мы отменили ужин на теплоходе, нам было нужно придумать новый план – и сделать это быстро! Мы послали человека в Рокфеллер Центр, чтобы узнать, можно ли организовать ужин для нашей группы на веранде в Летнем Саду. Благодаря нашим хорошим отношениям с Restaurant Associates, которые управляли тамошним рестораном, нам сказали, что можно.

Однако затем мы все-таки снова выбрали безопасность превыше всего и решили остаться на ужин в отеле. Как хорошо, что в Plaza был собственный генератор!

Так как автобусы для развоза были больше не нужны, я спросил у водителей, не могут ли они остаться на ночь и рано утром отвезти наших гостей на экскурсию по городу.  В конце концов, как часто гости Нью-Йорка могут увидеть город тихим и пустым? Не говоря уже о том, что с корпоративной точки зрения – это уникальная идея для поощрительной групповой поездки! Водители согласились.

В тот вечер мы с моим джек-рассел терьером прошли еще четыре километра до нашей квартиры на 110 улице. На полпути к Центральному Парку собачка устала и мне пришлось взять ее на руки под «ооо, как это трогательно!» от моих попутчиков. Мне протянули много бутылок с водой – все для Руби, ни одной для меня! Конечно же, в нашем доме электричества тоже не было, поэтому пришлось подниматься на восьмой этаж пешком по душной темной лестнице.

Ранним утром я один, без собаки, пробежался до отеля Plaza. Пока подъезжали гиды, я купил кофе для водителей автобусов в магазинчике, в котором оказалась горелка с сухим спиртом. Наши гости отправились в поездку по утреннему городу, наслаждаясь редкими видами пустого Манхэттена. Они чувствовали себя королевскими особами, которые едут в кортеже по пустой Пятой Авеню.

К полудню электричество почти везде восстановили, и мы смогли пойти дальше по нашей запланированной программе.

Мораль этой басни? Заказчица была тронута тем, что мы ее не бросили в трудную минуту, и это оказалось намного важнее всех запасных вариантов, которые мы могли ей предложить. Конечно, многое из этого было обычной поддержкой, но в подобных ситуациях порой дружеское понимающее выражение лица – лучшее, что вы можете сделать для человека. Мы превратили потенциально сорванное мероприятие в восхитительное приключение, которое наши гости никогда не забудут.

Вся эта история подсказала нам отличную идею для сувениров. В тот уикенд наши гости разгуливали в футболках с надписью «Мы пережили отключение электричества! »

http://www.event-solutions.com/magazine/april_2008/plan_b


Комментарии Korporativ.ru:

Описанное выше глобальное отключение электричества в день проведения мероприятия, относится к форс-мажорным ситуациям, т.е. к тем, которые невозможно было предотвратить. Подобные непреодолимые обстоятельства имеет смысл прописывать на этапе заключения договора, для освобождения исполнителя от материальной ответственности.

В таких стрессовых ситуациях очень важен контакт и понимание между организаторами, заказчиком и приглашенными гостями. Важно действовать доброжелательно и без паники, чтобы повысить свою эффективность при поиске альтернативных решений.

Ведь стресс - это не то, что с вами случилось, а то, как вы это воспринимаете. И если вы не можете изменить сложившуюся ситуацию – измените свое отношение к ней! Помните, что выход всегда есть! По возможности планируйте все заранее, старайтесь быть дальновидным и иметь запасной план.

Высший пилотаж - извлечь пользу, в статье например, неожиданная ситуация с электричеством подарила организаторам прекрасную идею с сувенирами.

Заняв активную позицию, взгляните на ситуацию и ее значение в перспективе. И попробуйте отнестись к происходящему с юмором – это порождает креатив!

В жизни всегда были, есть и будут ситуации связанные с различными рисками. Задача профессионалов в event-области максимально предусмотреть наиболее распространенные риски связанные с персоналом и подрядчиками, площадкой, различными выступлениями и техническим оборудованием.

Нежелательные ситуации можно сократить, корректируя поставленные сроки и отслеживая качество, обращая внимание на детали.
 
Когда все будет предусмотрено, останется главное - гости мероприятия! Даже если мероприятие технически проходит как и запланированно, необходимо чутко контролировать ситуацию с настроением гостей, оправдывая их ожидания. Для этого нужно поддерживать накал страстей, грамотно анонсируя дальнейшую программу и правильно распределять людские потоки. Ведь если мир вокруг рушится, а клиент доволен и ни о чем не подозревает – это и есть профессионализм!

Korporativ.ru выражает благодарность за предоставленные материалы журналу Event.ru
Дополнительная проффесиональная информация http://eventru.net/


Наверх

Разместить заявку

×

Разместить заявку

×

Обратный звонок

×
×

Хочу так же