+7 495 noskype998 50 38
Статьи

Перепись населения вашего мероприятия

Перепись населения вашего мероприятия

В одном из детских мультиков юный козленок ходил и считал зверей. Звери оскорблялись в лучших чувствах и вопили в ярости: «Он нас посчитал!» Дело закончилось тем, что лодка, в которую все забрались, не потонула, ибо в нее поместилось ровно столько «пересчитанных» тварей, сколько и нужно. Если мыслить аллегорически, регистрация на мероприятии сродни такому спасительному подсчету.

Ряд мероприятий проводится подчас без регистрации: в основном крупные проекты с билетной системой, светские мероприятия с пригласительными и некоторые специализированные или образовательные форумы с возможностью оплаты участия на месте. Между тем смысл регистрации очень важен именно для крупных мероприятий. Ведь сбор данных о посетителях дает важную статистическую и маркетинговую информацию (понимание целевых групп, например), а также возможность из года в год формировать расширяющуюся базу лояльных посетителей.
Логично постараться максимально подробно выяснить все об участнике, анкетируя его на месте или предварительно. Это легко делается в мероприятиях с небольшим кругом участников, где по старинке этим занимаются вручную, фактически на коленке, лично общаясь с каждым приглашенным. Но в этом случае и регистрация на месте не составит труда: отметить кандидата в списке, выдать раздаточный материал (если предусмотрен) и мило улыбнуться. А теперь представим себе, чего может стоить регистрация гостей и журналистов на действительно большом мероприятии. Возьмем, к примеру, такую ситуацию: нужно зарегистрировать на деловом мероприятии 500 гостей и 500 журналистов. И, собственно, сразу возникает вопрос: не ручками же это делать? Но тогда как?
Процесс этот действительно сложный. Хотя бы потому, что сначала надо этих журналистов и гостей на мероприятие привлечь. Вот что советует в этом ключе Даниил Гридин, маркетинговый консультант, специалист по онлайн-привлечению участников на мероприятия:
- Каким образом ищем и привлекаем людей? Максимальную отдачу дают контекстная реклама, «заказные» посты в тематических блогах, размещение баннеров и релизов в интернет-СМИ по бартеру. Модный нынче PR через социальные сети и Twitter пока себя не оправдывает: времени требуется очень много, а реальная эффективность неприлично низкая (если мы говорим о мероприятии свыше 100 человек).
Каким образом формируется рассылка анонсов и приглашений? Тут есть два основных пласта работы: «набор базы» (как мы «подписываем» людей) и «контент-маркетинг» (что мы им шлем). Набор базы осуществляется на сайте мероприятия. Форма подписки на новости должна быть расположена в правом верхнем углу сайта мероприятия (эксперименты показывают, что это самая «просматриваемая» зона). Также следует сделать отдельную страницу подписки на новости (так называемую landing page), на которую можно присылать «холодный» трафик (например, из контекстной рекламы).
Отлично работает выдача бесплатной информации в обмен на развернутые контактные данные. К примеру, вы можете выдавать слайды с прошлогодних выступлений (или даже видео) в обмен на ценные данные о компании, которые ваши сейлзы смогут использовать для звонков, директ-мейлов, факсовой рассылки и др.
Настоятельно рекомендовано использовать автоматические серии писем (autoresponders),  с их помощью человек, только что подписавшийся на рассылку, может получать сообщения по заданному расписанию (один день после подписки, два дня после подписки и т.д.). Это поможет оптимизировать трудозатраты на контент-маркетинг.
Контент-маркетинг – это целенаправленная рассылка писем по базе контактов. Основная ошибка, которую делает большинство организаторов мероприятий, – отсутствие ценности в рассылке. Все письма сводятся к банальному «приходите». Это неверно. Следует чередовать «продажные письма» с ценной информацией: например, с интервью со спикерами, ссылкой на pdf статей докладчиков в СМИ и т.д. Естественно, бесплатная информация должна быть: а) качественной, б) соответствовать теме мероприятия.
Чем привлечение журналистов отличается от привлечения гостей? Журналистов лучше привлекать по личным каналам. Если у вашей компании нет такой возможности, то стоит поискать специализирующееся на этом агентство (тем более, если мы говорим о крупном мероприятии – регистрация заинтересованных участников все-таки проще привлечения вечно недовольных журналистов). В разговоре с журналистом постарайтесь сделать упор на ту часть мероприятия, которая будет интересна именно этому изданию.
За какое время следует начинать привлекать людей? Хотя это и сильно зависит от рынка, в среднем цикл продажи крупного мероприятия может длиться от четырех месяцев до полугода. Инструменты интернет-маркетинга имеет смысл применять с первых же дней цикла. При этом при достаточном уровне автоматизации весь интернет-маркетинг вполне может «тянуть» один человек, которому всегда смог бы прийти на помощь профессиональный admin, возможно, и на удаленке.

В словах Даниила прозвучала важная ремарка: «при достаточном уровне автоматизации». Это важно не только в деле привлечения гостей, но и в деле самой регистрации. Сравнительно недавно и в «Крокус Экспо», и в «Экспоцентре» можно было еще застать очереди к стойкам регистрации: сначала все заполняли анкеты, потом ждали, кому бы их сдать, а потом отлавливали свои бейджи. Это вариант уже не «на коленке» с использованием занесения гостей в базу, выдачу бейджей. И все же это очереди и бумажки (а без последних никак – мы это уже ранее выяснили, нам нужна подробная информация). Сам собой напрашивается вопрос: а раз нам так нужна информация, заранее проанкетировать никак нельзя? Можно.
Прекрасных примеров множество. Часть из них – плод творения ответственных админов, которые делают форму регистрации с анкетированием непосредственно на сайте мероприятия. Часть – единая система регистрации на несколько мероприятий: как, например, это происходит на портале rocID. Это «Единая сеть рунетчиков», которая позволяет делать упрощенную регистрацию на всех мероприятиях Регионального общественного центра интернет-технологий и его партнеров с их тематическими мероприятиями. Таким образом, единожды зарегистрировавшись, участник имеет возможность просто вводить свой ID при регистрации на любом профильном мероприятии, получив заблаговременно с сайта о нем анонс. А поскольку отчасти это еще и социальная сеть, то общение постоянных участников отраслевых мероприятий происходит постоянно, что полезно и в сфере бизнес-знакомств.
Собственно, именно эта система использовалась всегда на Russian Internet Week – условно бесплатном мероприятии с высочайшей проходимостью, где регистрация уже на месте занимала ровно две минуты (десяток компьютеров с принтерами, заранее сформированные онлайн-списки и бейджи – и никаких бумажек и проблем).
В этом смысле также очень удобен бесплатный сервис по регистрации TimePad.ru. По словам Людмилы Павловой, коммерческого директора TimePad, сервис изначально был задуман как продукт для внутреннего использования на собственных мероприятиях. Но после определенного успеха стал доступен для всех желающих и как самостоятельный проект. Идея его зарождения очевидна: регистрировать «на коленке» перестало нравиться. Особенно, когда EVENT рассчитан на тысячу и более гостей. Более того, было очень жалко времени, потраченного на не требующую квалификации работу: например, на перетаскивание контактов и информации из почты в таблицу посетителей. С появлением нужды в более подробных сведениях об участниках работа по регистрации более сотни человек стала уже практически нереальной.
«Долгое время, – говорит Людмила, – мы и сами пользовались то почтовыми рассылками, то англоязычными опросниками с возможностью анкетирования и автоматическим формированием списков. Это упрощало задачу, но сужало аудиторию: не у всех пока в стране, а особенно в регионах, отличный английский. Стало очевидно: необходим простой в общении сервис, где можно создавать анонсы событий, анкетировать участников в процессе регистрации, формировать списки, рассылать уведомления и напоминания. И мы его сделали».
Из имеющихся сегодня на портале функций: создание любой формы регистрации с любыми вопросами анкеты; возможность встроить регистрационную анкету в собственный сайт; автоматическое формирование списков гостей и списка рассылки; уведомление о регистрации (с редактируемой информацией, так что можно писать подробности о мероприятии); рассылка напоминаний о мероприятии за день до начала (что раньше также приходилось делать вручную). В планах – возможности по редактированию анкеты, функция присвоения статуса анкетам (VIP, спикер и т.п.), рассылка нескольких уведомлений с заданной частотой, покупка билетов.
Таким образом, заранее зарегистрировать посетителей силами продвинутых технологий – означает сэкономить время и нервы, а также упростить регистрацию на месте. Неслучайно компании, которые сегодня предлагают помощь в регистрации посетителей на крупнейших мероприятиях, обращают все больше внимания на технологии заблаговременной регистрации (а некоторые предлагают услугу предварительной рассылки бейджей). Та же компания РуссКом IT Systems, чьи методики и оборудование использовались на AdExpo, «Инфокоме», «Продэкспо», «Стройиндустрия» («Экспоцентр»), конференция World Climat, Expobeauty, «ФранцТех» (собственно, их система регистрации установлена в ВК «Крокус Экспо»), предлагает создание регистрационных возможностей на сайте организатора, а также синхронизацию с уже имеющейся.
В остальном же – это вопрос техники. Предлагаемые компаниями пакеты помогают провести регистрацию на входе с выдачей бейджа или пластиковой карты (если необходимо, со штрихкодами – это дает возможность разграничивать допуск в те или иные зоны или организовывать субрегистрацию посетителей в любом месте). 

Продвинутые системы, когда база данных формируется в электронном формате, всегда удобны. И не только потому, что позволяют избегать проволочек, недосмотра и выхода из графика. Они еще и дают дополнительные возможности (помимо статистики и маркетинговых исследований): по картам и бейджам гостей можно кормить, знакомить, вовлекать в конкурсы и лотереи, одаривать скидками и многое другое. Но это уже совсем другая история.


Комментарии Korporativ.ru:

Грамотно организованная регистрация и приветливые менеджеры, ее осуществляющие, формируют первое благоприятное впечатление, а выданные в начале мероприятия именные бейджи облегчают дальнейшее общение гостей.

Помимо создания базы специалистов и понимания основных целевых групп, регистрация помогает узнать важные для организаторов параметры. Например, соотношение отечественных и иностранных посетителей, а также профессиональных участников, от общего числа гостей.

Подсчитать профессиональных участников масштабного мероприятия может помочь проведение необязательной регистрации. В таком случае простым посетителям проходить регистрацию будет попросту неинтересно. В то же время специалисты сами будут заинтересованы в регистрации, например, для дальнейшего получения информации о подобных мероприятиях и других вариантах взаимовыгодного сотрудничества.

При проведении предварительной регистрации, полученная информация может быть не совсем достоверна. Ведь на количество посетителей мероприятия может повлиять множество факторов, включая дождливую погоду.

Korporativ.ru выражает благодарность за предоставленные материалы журналу Event.ru
Дополнительная проффесиональная информация http://eventru.net/


Наверх

Разместить заявку

×

Разместить заявку

×

Обратный звонок

×
×

Хочу так же