+7 495 noskype998 50 38
Статьи

Полезные советы клиентам

Полезные советы клиентам
От Евгения Соломина, президента и генерального продюсера компании «Арт Шоу Центр»


1. Как выбрать EVENT-агентство?
Во-первых, если у вас нет наработанных связей с партнером – EVENT-агентством, с которым вы работаете уже много лет, проверенным, надежным, управляемым, вменяемым, то самое простое – определить свой формат мероприятия (корпоративная вечеринка, спортивный праздник, командообразующее мероприятие, детский праздник, деловая игра и т.п.) и в интернете в поисковой системе набрать ключевые слова, относящиеся к этому формату. Часто хорошее, интересное мероприятие могут подготовить фрилансеры – сценаристы и режиссеры. Но сами не старайтесь искать таких специалистов – с ними трудно работать, если только они не позиционируют себя как агентство, предлагая полный набор услуг, включая все техническое обеспечение.
Никогда не звоните в самое первое агентство, которое выведет поисковая система. Не надо стремиться сразу связываться с агентством, приглашать их менеджеров на встречу. Соберите информацию, изучите рынок, особенно если вы устраиваете мероприятие в первый раз. Сделайте подборку подходящих компаний и рассматривайте их сайты. Распределите их на три категории: «не верю», «верю, но сомневаюсь», «верю, хочу срочно с ними работать».
«Не верю»: сайты как правило короткие, малоинформативные. Это говорит о том, что создали его на скорую руку, указали телефон, в лучшем случае мобильный, в худшем – домашний. Проблемы могут возникнуть практически сразу, потому что о себе и своих проектах люди ничего не рассказывают.
«Верю, но сомневаюсь»: сайты информационно заряженные, но информация на них похожа на ту, что есть на других сайтах. Там может быть и рассказ о проектах, и список клиентов обычно довольно большой. Но это еще ни о чем не говорит. Если люди один раз, к примеру, напечатали открытки для «Лукойла», то они сразу же ставят их себе в партнеры – это в практике EVENT-бизнеса сплошь и рядом.
«Верю, хочу с ними работать»: сайты, объемные по количеству информации, дружелюбные по ее подаче и, безусловно, информационно открытые. Это значит, что компания не скрывает свою команду, а раскрывает, что и как делает для того или иного клиента. У них, скорее всего, есть база отзывов о мероприятиях, есть рекомендательные письма, дипломы, фото с мероприятий, описания, как организовать праздник самому или подобрать агентство. Такие люди не боятся рассказать о себе и своем бизнесе, потому что они накопили определенный опыт, позволяющий им раскрываться перед потенциальным заказчиком. Если на сайте много их фотографий со звездами – это тоже хороший знак: возможно, у этого агентства с ними хорошие отношения, следовательно, возможны скидки по этой линии или, хотя бы, уверенность в том, что звезды не подведут. Чем больше информации, которая кажется вам интересной и попадает под ваш формат, тем надежней может быть агентство.
От редакции: Мы бы не стали проводить такую жесткую параллель между содержанием интернет-сайта компании и качеством их работы. Не секрет, что на EVENT-рынке существует разделение компаний не только по направлениям мероприятий (тимбилдинг, вечеринки, детские праздники), но и по бюджетам мероприятий. И чем более серьезными бюджетами оперирует агентство, тем менее информативным становится его сайт. И это довольно просто объяснить: большие деньги любят тишину, а заказчики крупных проектов не опираются в выборе подрядчика на его интернет-сайт.

В первую очередь о надежности агентства говорят отзывы. Надо смотреть, есть ли благодарственные письма на сайте, отзывы от руки или напечатанные на бланках, есть ли прямые ссылки на клиентов, с которыми оно работало. В этом случае можно позвонить этим клиентам заранее и узнать их мнение о проведенных мероприятиях. Тем более, если вы ответственный за проведение мероприятия на производстве, вы всегда найдете родственную душу в компании, в которой это агентство организовывало мероприятие. Наведите справки об этом агентстве у знакомых, у компаний, в которых они проводили мероприятия. С вами охотно поделятся информацией, потому что, если агентство кого-то подвело, то заказчики, как правило, молниеносно реагируют и высказывают свое мнение. Если все было положительно, то вам, по крайней мере, ответят, что претензий не имеют.
Допустим, вы отобрали для себя несколько агентств. Пригласите их представителей к себе в офис, попросите принести как можно больше материалов, рассказать о себе, спросите, сколько у них сотрудников в штате, где у них офис и можно ли подъехать к ним для переговоров или знакомства. Это тоже может влиять на выбор подрядчика, потому что если в агентстве говорят, что у них в данный момент, например, ремонт, переезд – не связывайтесь с ними. Даже если проект будет выполнен хорошо, могут возникнуть финансовые трудности. Например, вам надо оплатить по безналу, а они по безналу принять не могут – только за наличные, так как у них нет юридического лица.
Когда вы выбрали несколько агентств, запросите у них бриф, заявку на проведение мероприятия. Они пришлют вам свой бланк, который вы заполните и отправите им обратно. Попросите их подготовить первые ориентировочные предложения. Не стоит сразу просить смету. Это сложно, потому что в процессе подготовки мероприятия смета может несколько раз поменяться в зависимости от характера компании, которая с вами будет работать. Бывает, организаторы равнодушно делают то, что вы просите, а иногда приходят творческие люди, и ваша мысль приобретает совершенно иную окраску, и ваше мероприятие становится настоящим праздником (что, конечно, может повлиять на бюджет). Поэтому следует запросить по брифу конкретные предложения, поставить задачу либо самим обозначить, в какой бюджет нужно уложиться, либо попросить более точную информацию по компонентам сметы. Конечно, сразу, с первого мероприятия найти агентство, которое будет с вами дневать и ночевать, очень сложно. Как правило, любой заказчик стремится получить не просто исполнителей, а единомышленников, людей, которые загорятся вашей идеей, которые вместе с вами будут также мыслить, болеть за персонал, за мероприятие, за его качество.
От редакции: Мы бы советовали даже в самом первом запросе обязательно указывать рамки бюджета. Причина проста. Планируя мероприятие, вы не просто собираетесь повеселиться, а намерены с его помощью решить какие-то маркетинговые, PR или внутрикорпоративные задачи. А значит, вы или ваше руководство уже подумали о том, какой эффект может принести решение этих задач и какая цена за это решение будет приемлемой. Значит, определяя эту цену, вы экономите, прежде всего, свои силы и ресурсы. Вам не придется рассматривать предложения с огромными бюджетами только для того, чтобы объяснить агентству, что не готовы потратить столько денег и попросить их опять все переделать. Не говоря уже о том, что и агентство скорее будет относиться к вам, как к доброжелательному партнеру, если увидит, что вы уважаете их труд.

2. Тендеры
Но если вы точно решили, что вы будете готовить мероприятие вместе с агентством, а не использовать их идеи, а потом делать все самим, то в этом случае лучше объявить официальный тендер, чтобы EVENT-агентства сразу поняли уровень мероприятия и уровень ваших запросов. Тогда компании-однодневки не будут в нем участвовать, т.к. увидят, что конкурировать им придется с серьезными агентствами. Тендеры можно размещать на своем сайте либо разослать агентствам по почте. Информация, которая должна быть указана: название компании, формат мероприятия, дата проведения,  количество человек, можно указать ваш бюджет. Серьезные компании, которые давно работают на рынке, обычно не объявляют, в какую сумму надо уложиться. Но некоторые компании, которые знают, что и сколько стоит, спрашивают, что агентства могут им предложить. Они получают три-четыре предложения, сравнивают и делают выбор. Если ваше предложение не интересно для рынка, то и отклики будут не интересными. Есть организации, которые тратят большие деньги на проведение своих мероприятий, и рынок чутко реагирует на это. Обычно известно, кто проводит крупные мероприятия, кто – не очень. Бывает так, что какие-то компании, которые вы выбрали, просто не откликнутся на ваше предложение, потому что ваш бюджет их не заинтересует, и к этому надо быть тоже готовым.
После того, как вы выбрали несколько предложений, вы можете проводить консультации с этими компаниями,  раскрывать свой бюджет и рассказывать все подробности.
Если вы ищете агентство для проведения «мероприятия под ключ» – это одна история, если вы ищете просто хорошую идею – это другая. Тогда объявите тендер на идею, скажите, сколько это стоит, заплатите за участие компаний в тендере и сообщите сразу, сколько получит победитель. Средняя цена за сценарий мероприятия до 1000 человек стоит полторы-две тысячи долларов. По этому сценарию вы будете определять полный бюджет. Дальше этот сценарий вы отошлете в разные компании, они посчитают вам стоимость производства проекта. И помните, это долгий путь, этим надо специально заниматься.
От редакции: Тендер может быть очень эффективным средством выбора подрядчика, а может стать просто мучительным процессом, который приведет к невнятным результатам. И причина здесь одна – ваш настрой. Вы должны понимать, ради чего вы проводите этот конкурс. Если вы хотите таким способом сэкономить на организации мероприятия, то это путь в никуда. А если вы ищете партнера, способного наилучшим образом понять ваши цели и задачи и рационально использовать бюджет на их решение, то тендер может в этом помочь. Более подробно с точкой зрения EVENT.RU на тендеры можно познакомиться в проекте «Справедливый и эффективный тендер» на нашем сайте.

3. Субподрядчики
Субподрядчики EVENT-агентства – это  административный ресурс, логистика, питание, режиссура, техническое обеспечение, свет, звук, декорация, сценография, костюмы, запись музыкального материала. В процессе подготовки и проведения вашего мероприятия иногда задействовано огромное количество людей. На больших проектах эти должности расписаны между разными людьми, на более мелких проектах как правило должности совмещают. При этом нужно помнить, что EVENT-бизнес – это, по большей своей части, бизнес дилетантов, совмещающих много профессий в одной. Поэтому выбирать подрядчиков нужно по целому списку критериев: по опыту работы, по количеству сделанных мероприятий, по наличию профессионального персонала (это касается технических компаний – свет, звук). Если это техническая компания, то неплохо поехать к ним на склад и убедиться, что все оборудование действительно их и они сами не являются посредниками. Если вы сами хотите организовать мероприятие без агентства, то вам придется самим искать всех подрядчиков, изучать весь этот бизнес, выбирать, заново создавать систему взаимоотношений. Если у EVENT-агентств много подрядчиков, много заказов, и за счет этого есть конвейер, то для вас это единичное мероприятие. Есть ли смысл ради него изучать весь рынок? Не проще ли с помощью тендера найти компании с оптимальными расценками?

4. Как выбирать и оценивать площадки для проведения мероприятий
Для того чтобы выбрать площадку, я предлагаю использовать несколько важных критериев:
1) планируемое количество людей на мероприятии;
2) желаемое месторасположение площадки (внутри Садового кольца, внутри МКАД, за МКАД);
3) специфика мероприятия (вечеринка, детский праздник, конференция, тест-драйв и т.п.);
4) нужные вам технические возможности;
5) бюджет, которым вы располагаете.
После  того, как вы определились с этими позициями, существует несколько вариантов:
           1) вы нанимаете агентство и даете им эту исходную информацию;
           2) вы делаете это сами, либо совместно с агентствами, либо вместо агентств.
На сегодняшний день не обязательно ездить по всей Москве или по всему городу и выискивать подходящее место. Есть несколько специализированных порталов, подробно описывающих все популярные площадки: клубы, концертные залы, рестораны. Например, party.info, 4banket.ru, restoran.ru, showbirja.ru и др. Как правило, площадки, которые активно ведут свою деятельность – рестораны, концертные залы, банкет-холлы, теплоходы, шатры, всевозможные открытые площадки – есть на подобных сайтах. Дальше можно выбирать площадку по вышеназванным критериям. В чем опасность? Если вы не имеете опыта подбора площадок, то здесь вы можете столкнуться со многими неизвестными, которые выплывут только в конце. Некоторые площадки берут деньги за аренду, некоторые – нет. Аренда Манежа, допустим, стоит 30 тысяч евро, аренда Гостиного двора – 50 тысяч евро в сутки, в то время как аренда ресторана ничего не стоит, оплачивается только еда. Допустим, если вы берете ресторан, и вам обещают, что вы за аренду не будете платить и по стоимости меню проведете у них мероприятие. А потом выясняется, что свое спиртное вам туда завезти нельзя, а которое подается в ресторане очень дорогое, поэтому вечеринка вам обойдется втридорога.
Также если вы сталкиваетесь с площадкой, которая просто сдается в аренду, например, выставочный зал или концерт-холл. Вам говорят, сколько стоит аренда и дальше можно делать все, что потребуется. Здесь тоже есть опасность. Вам скажут, например, что вы должны взять у них обязательный комплект света и звука. Потом выясняется, что вы вообще ничего не сможете туда занести своего и брать нужно только у них.
Как было у нас в Манеже: допустим, аренда стоит столько-то, свет и звук – дополнительно столько-то. Потом выяснилось, что за каждый очередной шаг, надо платить. И в результате мероприятие обходится в огромную сумму, на которую вы никак не рассчитывали. И ничего с этим сделать нельзя, потому что каких-то законов, регламентов нет. К сожалению, такие условия придуманы для того, чтобы выкачивать деньги из клиентов.
От редакции: Как и в случае с субподрядчиками, совершенно неправильно брать на себя функции EVENT-агентства. Ведь как вы ни будете стараться контролировать каждый шаг вашего подрядчика, опытные организаторы мероприятий смогут скрыть от вас то, что им будет нужно, и, наоборот, показать вам то, что вы хотите увидеть. А если же в погоне за экономией вы наняли малоопытное и откровенно слабое агентство, то даже ваши общие усилия не смогут заменить отсутствующий профессионализм. Поэтому хорошенько поработайте, выбирая подрядчика, и дайте им спокойно работать, готовя ваш проект. Ваш контроль очень уместен в области соответствия предложений агентства вашим целям, задачам и корпоративному имиджу.

После того, как вы выбрали площадку, не спешите заключать договор. Обязательно поезжайте на место. Внимательно все посмотрите: подъездные пути, внешний вид, внутреннюю отделку. Например, вам известно, что площадка на 200 посадочных мест. Вас это устраивает. А на месте оказывается, что если посадить 200 человек, то танцевать будет негде, сцену поставить негде.
Или вам разрешают поставить свой свет и звук. Вы приезжаете на место, и выясняется, что свет повесить нельзя, его можно только поставить, а это значит, что надо ставить металлоконструкции, которые портят вид, более того, в зале есть непрезентабельные места, куда придется еще много декораций завозить, чтобы все закрыть – это дополнительные расходы. Подобные тонкости надо учитывать. А ведь их по конкретным площадкам вы можете не знать, поэтому если вы делаете мероприятие сами, вам необходим технический или сопроводительный партнер или консультант. Например, наша компания оказывает консалтинговые услуги по организации мероприятий, в частности, по подбору площадки. Мы берем за консалтинг небольшие суммы, но при этом мы спасаем наших клиентов от серьезных промахов или денежных затруднений.
Кроме того, нужно отталкиваться от специфики вашего мероприятия. Например, такой клуб как «16 тонн»  – очень хорошее место, но для вечеринки, стилизованной под бал, он не подойдет. Если у вас по сценарию на площадку должен въезжать танк, то должны быть соответствующие ворота, прочность покрытия. Клуб «Бункер» находится в 60 метрах под землей, он очень стильный, но туда можно попасть или на лифте, или долго идти по лестнице. Поэтому если необходимо спустить вниз сразу большое количество человек, то образуется очередь.
В Москве на сегодняшний день достаточное количество площадок на любой вкус. Ограничено лишь количество площадок более чем на 400 человек. Здесь все достаточно сложно, нет хороших залов, которые бы были и недорогие, и могли бы вместить столько человек. Те, которые есть, например, КрокусЭкспо, находятся за кольцевой дорогой. Пока туда доберешься, полмероприятия уже пройдет... Это тоже нужно учитывать, потому что это дополнительные транспортные расходы.
Популярность той или иной площадки определяется по количеству посещений, по числу мест, по востребованности, по стоимости. Популярное место обычно дорогое, непопулярное – дешевле. Но при выборе площадки надо смотреть не только на популярность площадки, но и попытаться понять, насколько ваше мероприятие вписывается на эту площадку. Иногда выбор площадки очень сильно влияет на само мероприятие, потому что площадка уже декорирована в каком-то определенном стиле.

5. Как привлечь сотрудников к участию в празднике. Формы участия сотрудников в мероприятии. Цели, которых можно достичь
Считаю, что привлечение собственных сотрудников – это наиболее востребованный сегодня формат. Использование при подготовке праздника творческого потенциала сотрудников компании может стать дополнительным инструментом повышения мотивации персонала. Вовлекая в подготовительный процесс людей, которым подготовка к празднику доставляет удовольствие, но не входит в их должностные обязанности, можно добиться у этих людей сильнейшего ощущения идентичности компании.
Люди хотят не чтобы их развлекали, а чтобы они сами развлекались. И на сегодняшний день привлечение сотрудников к участию в празднике – это самое правильное направление, его надо культивировать. Способов это сделать – масса. Простой субботник можно превратить в настоящий корпоративный праздник: раздать людям разноцветные лопаты, покрасить скамейки в разные цвета, раздать интересные майки и бейсболки, провести «зачет личных достижений». И вот здесь не обойтись без режиссера, реквизита, а иногда – света, звука, каких-то декораций. Сотрудники очень активно включаются в процесс подготовки и проведения такого мероприятия. Я знаю многих людей среди наших заказчиков, которые сами рождают интересные идеи, но для реализации приглашают профессиональное агентство. Любое мероприятие, в котором участвуют сами сотрудники, успешно изначально.
Большое спасибо его Величеству КВНу, который заставил всю страну смеяться под шутки непрофессиональных людей, которые профессионально зарабатывают на этом деньги. Это дает большое поле для деятельности компаний для реализации собственных проектов. Мероприятие, сделанное своими руками, это, как правило, самое удачное мероприятие для непрофессионалов в EVENT-бизнесе. У нас огромное количество проектов, когда мы вовлекали персонал компании и делали мероприятия в разных форматах. Мы делали «Фабрику звезд», «Минуту славы», «Ковбойские вечеринки», «Сам себе режиссер», «Снимаем кино», «В поисках дедов морозов», «Побег из курятника» и т.д. И везде люди сами все заранее готовили. Это огромное количество примеров лишний раз доказывает, что здесь нам 100% гарантирован успех.
Как привлечь сотрудников к участию? В первую очередь, нужно предложить интересный сценарий, руководство должно его одобрить и разрешить агентству доступ к коллективу. В моей системе производства проектов (система Соломина) существуют определенные этапы. И вот это и есть этап предвкушения, когда людям дается задание, когда выявляются заранее таланты, распределяются роли. Неважно, что вы делаете спектакль или мюзикл, либо просто концерт, но в этом мероприятии всегда реализуются таланты сотрудников. Сотрудники должны включаться в этот процесс за месяц (крайний срок – за две недели). С ними должен работать профессиональный режиссер, потому что культура организации художественной самодеятельности на наших предприятиях уже потеряна за те 20 лет, которые прошли с того времени, когда на заводах и фабриках всегда была своя художественная самодеятельность, свои вокально-инструментальные ансамбли, танцевальные коллективы. Тогда даже многие профессиональные коллективы были прикреплены к организациям, опекались государственными предприятиями. Это была хорошая практика. И очень многие известные артисты вышли из той среды непрофессиональных артистов, из среды художественной самодеятельности. Надеюсь, что все возродится, а пока  возвращаемся к теме: готовиться надо за две недели, а готовить сотрудников должен профессиональный человек, режиссер. Если у вас нет денег полностью на реализацию всего мероприятия, хотя бы наймите режиссера, а организационную часть сделайте сами либо опять же с помощью EVENT-компании. Формы участия сотрудников зависят от сценария. Будет ли это «Две звезды», «Пой со звездой» либо формат «караоке». Мы недавно провели корпоративное мероприятие, на котором не было ни одной звезды, мы работали в формате «караоке». Организация была поделена на несуществующие департаменты. Таким образом, мы объединили людей совершенно разных категорий в группы, которые вытаскивали конверты с заготовленными для них заданиями, песнями и тут же брали заранее заготовленный реквизит под конкретные песни и готовили свои номера. Потом  группы выступали на сцене, пели «караоке» под живой ансамбль. Получилось потрясающее шоу из 12 отделов, из 12 песен, и все люди включались в подготовку. Если первые два номера еще шли спокойно, то дальше сотрудники начали соревноваться, кто интереснее оденется, кто ярче выступит. Когда закончилась основная часть и предполагалась, что будет просто танцевальная программа, люди захотели продолжать ее в формате «караоке» и танцевали под собственное исполнение. Это был очень яркий проект, и таких проектов в разных форматах у нас много.
Каких целей можно достичь привлечением сотрудников? Во-первых, это дополнительная реализация личных способностей, возможностей сотрудника на рабочем месте. Его оценивают коллеги по работе, его замечает начальство. Для кого-то такое выступление может стать началом карьерного взлета. Вот не замечали, не замечали человека, а тут вдруг заметили. Делая мероприятие, мы всегда спрашиваем о целях и задачах, которые ставит себе руководство компании, и вместе работаем над корпоративной культурой наших партнеров, помогаем им в этом вопросе. Наши клиенты видят в нас, скорее, партнеров, нежели наемную компанию, которая просто пришла «праздничек сделать». У нас был такой случай два года назад, когда при подготовке корпоративного мероприятия во время подготовки номера ко мне подошел режиссер и сказал, что один программист считает, что его недооценивают в компании. У этого сотрудника были очень ярко выраженные лидерские качества, на своей работе он мог бы делать гораздо больше. И когда во время мероприятия его объявлял ведущий, он сказал, что это очень талантливый товарищ, возможно, за ним будущее IT-отдела. Всего на всего была произнесена лишь одна фраза. У программиста был сольный номер, он пел под гитару, у него очень хороший голос. И так получилось, что прошло всего два месяца, и выяснилось, что его повысили, и он действительно стал руководителем IT-отдела. Я считаю, что в этом ему помогло творческое выступление на мероприятии: его заметили и на него обратили дополнительное внимание.
Кроме того, целью включения сотрудников в мероприятие может быть сплочение коллектива, когда люди перемешиваются и потом, в процессе подготовки или во время мероприятия им есть о чем поговорить, у них появляется общая тема. После мероприятия, уже в процессе работы, они лишний раз бумагу быстрее спустят сверху или на горизонтальном уровне быстрее возникнет контакт. Это же все влияет на технологию производственного процесса. Улучшается климат в коллективе. Людям есть что вспомнить. Мы часто после окончания мероприятия делаем подарочные альбомы или монтируем фильм, и люди видят, как все проходило, вспоминают свои положительные ощущения. Так закрепляется командный дух, а если еще были правильно подобраны слова ведущего в этом направлении, то у людей в сознании складывается правильное понимание своего коллектива. С помощью подобного мероприятия можно снизить производственные издержки или снять напряжение и недовольство среди членов коллектива.

6. Креативная идея. Откуда ее взять, и что потом с ней делать? Как из креативной идеи получить готовый проект? Как сделать самый запоминающийся праздник?
Если вы хотите удивить партнеров или конкурентов своим мероприятием, то надо найти хорошего (по отзывам) режиссера или агентство и поставить им задачу на удивление, то есть провести тендер на идеи, а не на проведение мероприятия. Хорошая идея – это и есть креатив.
Креативная идея – царь и бог, который правит миром. Креативные идеи переворачивают политику  государств. Креативная идея ложится в основу очень многих проектов, которые потом благополучно разваливаются. Но идея является двигателем процесса. Где ее взять? Взять ее можно либо у творческого человека, либо найти где-то самим, ведь все уже давно придумано, все уже было когда-то сделано. Можно найти что-то в исторических справках и перенести на современную почву.
Хотя интернет кишит сценариями, которые вы можете просто скопировать и применить к своей ситуации, но не забывайте, что только талантливый человек может не просто придумать идею, но и реализовать. Таких людей не много на рынке. Часто хорошая идея заканчивается провалом, потому что ее не удается реализовать.
Что же делать с идеей, если она есть? Если эта идея нравится, то ее надо разрабатывать. Профессиональные люди знают, что продукт надо продавать в готовом виде, поэтому они, как правило, готовят идею, упаковывают, приносят на рассмотрение заказчику – одну, две, три. И когда перед заказчиками готовый продукт, они представляют, как это будет проходить, то им легче принять решение и остановиться на чем-нибудь.
Как из креативной идеи получается готовый проект? Когда идея утверждена, над ней начинает работать команда. Это может быть ваша команда на производстве (я сейчас говорю от имени заказчика) или это будет команда нанятого подрядчика. Дальше начинается нормальная работа: детализация, расписывание по хронометражу, наполнение сценария номерами, репризами, словами, декорациями. И когда все обрастет деталями, то укладывается в некий технологический процесс, который очень хорошо описан в моей системе. И если придерживаться именно мною описанного производственного процесса, то успех мероприятию гарантирован. В рамках этого процесса формирование готового проекта – это уже работа в пространстве, где есть начало и дата проведения. Но это еще не окончание, потому что после мероприятия нужно сделать фотоальбом, видеозапись и красиво подать. Все детально уже прописано.

7. Как вести работу с EVENT-компанией?
Заключите договор, там все подробно распишите, составьте график работ по проекту, а дальше отслеживайте всю работу. В договоре обязательно должны быть отражены сроки, объем работ. У хорошего агентства есть несколько вариантов этих договоров. Если агентство не присылает свой вариант или просит вас его составить – это первый признак того, что что-то не в порядке. После договора возникает график: когда должны предоставить сценарий, когда провести мероприятие и т.д. Пришло время рассмотрения сценария – изучите этот сценарий, не нравится – отдайте на доработку. При этом не надо сразу бежать в другое агентство. В договоре должно быть четко написано, сколько вариантов сценария нужно сделать. Понятно, что когда люди готовят одно мероприятие в году, они хотят в него вложить все идеи и получить все в одном. Так не бывает. Такие проекты обречены на конфликтное подготовительное проведение, потому что вам хочется много, а агентство не может сделать все в одном мероприятии. Выберите одну идею и дальше доводите ее до совершенства.

8. Важность декораций и элементов дизайна
Никто еще не отменял важности зрительного восприятия. Оформление площадки имеет огромное значение. Если у вас маленький бюджет, то скажите об этом дизайнеру и попросите предложить решение, четко поставьте задачу, что должно быть отражено в стиле оформления. Это может быть корпоративный стиль, какая-то особая тематика, какое-то состояние, ощущение. Например, можно cделать так, чтобы все зашли, и возникло ощущение, что они в райском саду или в производственном цехе, или на берегу моря. Как малыми средствами достигнуть ощущения, что вы в производственном помещении или на заводе? Для этого всего-навсего достаточно пустой площадки и дешевых плакатов с призывами: «Не стой под стрелой», «Содержи в чистоте рабочее место». Здесь, конечно, на первое место выходит опыт художника, с которым вы работаете. Он вас может чувствовать, слышать, а может не чувствовать – ему только деньги нужны, и тогда ваш заказ ему будет неинтересен. Людям не понравится место, где они находятся, если оно не оправдано художественно, если бросается в глаза неопрятность в расположении технических средств (провода лежат криво, все розетки видны, посреди площадки или где-то на видном месте лежит удлинитель, при этом провода черные, а удлинитель белый). Ведь есть специальные приспособления, так называемые капы, которые закрывают провода, позволяя проходить по ним, они имеют вполне эстетический вид. Все технические средства лучше прятать. Для меня понятие сданной площадки – это площадка, которая радует глаз. Это обязательное условие, и поэтому когда декораторы вместе с директором сдают площадку, то я большое значение придаю эстетике. Если в этом, конечно, нет какого-то художественного смысла, например, когда мы играем в некий авангард или хай-тек или, наоборот, по сценарию нужен специально созданный беспорядок. Я 30 раз заставлю декоратора тряпочку повесить, чтобы закрыть угол технического пульта, который выглядывает из-за кулис. Это эстетика восприятия. Современных технических возможностей достаточно, чтобы удивить людей. Потому изюминка – в комбинаторике, в неожиданном расположении, в интересном применении, ведь мы все ждем оригинальности, непохожести от любого мероприятия.
Правильный подбор стиля оформления – это золотое правило «больше не всегда лучше». Бывает, в пустом помещении, когда нет больших средств, можно придумать концептуальное решение, когда всего-навсего один штрих решает все пространство.
Если у вас нет денег на хорошее оформление, тогда лучше выбрать место уже самодостаточное, решенное эстетически и добавить туда несколько штрихов. Мы проводили мероприятие для очень высоких гостей, подыскали ресторан, который был фактически продиктован форматом мероприятия. Там декорация как таковая была не нужна, но мы, когда привносили туда свои элементы – плазменные панели, техническую зону, сделали некие выгородки, которые соответствовали интерьеру помещения. Таким образом, мы не нарушили интерьер, мы вписались в него, но и не привлекли дополнительное внимание к плазменным панелям и технической зоне.
Если у вас огромное помещение и вам его нужно оформить малыми средствами, то здесь хорошего результата можно достичь светом, спецэффектами и какой-то одной деталью, а вот какой – это зависит от того, что предложит ваш декоратор. Обозначьте смело ваш бюджет, и когда вам дадут предложение, попытайтесь его развивать дальше, может быть, вы впишитесь в рамки вашего бюджета или найдете дополнительное финансирование, потому что вам понравится сама идея. Но я еще раз хочу сказать, что декорация является, несомненно, важной частью, но она не должна быть довлеющей. Есть ряд художников, задача которых заработать на декорации; они сначала предлагают декорацию, а потом думают, как в эту декорацию вписать идею, сценарий. Так вот, в оформлении я бы шел от идеи и от сценария.

9. Использование необычных средств и приемов в мероприятии
Рынок предлагает сегодня различные пиротехнические эффекты. Мне очень понравилось шоу на льду, когда к ботинкам фигуристов были привязаны пиротехнические шашки, и из-под коньков летели искры, как ракеты. Это очень эффектно смотрелось. Есть еще серпантинные пушки. Они бывают стационарные и ручные, когда в руки дают двухметровые палки, которые стреляют огнем, и это довольно безопасно. Серпантин, конфетти, пушки дымовые, тяжелые, легкие, лазеры. Причем лазеры применяются очень эффектно.
Я видел потрясающую презентацию «бмв» в новом Ледовом дворце в Крылатском. Организаторы  использовали лед, там не было никаких декораций, а была видеопроекция на лед и на экран, что тоже стоит недешево, но за счет действа все смотрелось очень органично.
Иногда в качестве номеров используются всевозможные приемы рисования. Я встретил человека, который рисует красками и делает из этого целое шоу. Он разбрасывает краски, подкидывает, делает при этом разные кульбиты. Сейчас популярно рисование песком картин.
Можно эффектно обыграть световые приборы. Талантливый режиссер найдет правильное применение всем этим техническим приемам и сможет создать неповторимую яркую картину. Задачи художников и декораторов очень простые и одновременно очень сложные: предлагать неординарные решения, художественно удивлять, эстетически ублажать, прогрессивно двигать вперед мысль, искать нестандартные решения, но при этом соблюдать правила техники безопасности, учитывать требования пожарников, электриков.

10. О соблюдении правил технической безопасности на мероприятии
 Вот частный случай, с которым мы столкнулись при проведении мероприятия в «Замке Мейндорф». Во время выноса торта заиграла музыка, и вдруг все отключилось, потому что: 1) служба кейтеринга включила в розетку в один удлинитель, сразу все свои чайники; 2) этот удлинитель тайком воткнули в пакетник, на котором был звук, и никто об этом не знал. И никто не отследил по мощностям, что этого делать нельзя, никто не сказал, разрешаются такие нагрузки или нет. Произошла несогласованность работы разных служб, был нарушен технический процесс, поэтому техническое обеспечение мероприятий – это не только свет, звук, декорации, но еще и согласование между собой по нагрузкам, по службам, по технике безопасности. Таким образом, на мероприятии обязательно должен быть пожарный, который будет отслеживать все декорации, все соединения, все расположения проводов, при этом все провода должны быть аккуратно проложены, все розетки должны быть под контролем, а сотрудников нужно проинструктировать. На всех розетках должны висеть бирочки возможных нагрузок и фамилия ответственного за каждую выходную розетку, за каждое направление по электричеству. Точно также должен быть лист ответственных фамилий и компаний за свет и звук, перед началом мероприятия все должны расписаться на этом листе.
Необходимо согласовывать сценарий со всеми службами, включая дворников и охранников, проводить общее техническое совещание и обо всем договариваться, чтобы люди почувствовали себя единой командой. Очень важно знакомить всех задействованных в процессе людей со сценарием и оговаривать подробно обязанности каждого, а то получается, что кейтеринг делает свое, режиссер– свое, и в то время, когда идет тост, или номер, начинают менять еду.


Комментарии Korporativ.ru:

Прекрасная статья – практически руководство к действию. Действительно, если вы располагаете большим количеством времени на подготовку мероприятия, то попробуйте спланировать его с участием сотрудников своей компании. Это может стать весьма эффективным методом, который укрепит межличностные отношения в коллективе.
Устроив мозговой штурм на неофициальном собрании, вы получите бесценный опыт и  множество интересных идей, самые удачные из которых можно будет воплотить.
В этом случае, вам необходимо будет прибегнуть к услугами профессионального консультанта, который поможет избежать многих подводных камней.
    Известны случаи, когда сотрудников в приказном порядке обязывают посетить мероприятие, приуроченное к празднованию профессионального праздника или какой-нибудь важной даты. А быть может, именно для таких компаний, наиболее подходящим станет вариант развлекательной программы с демонстрацией самодеятельности. Ведь, как сказано ранее, сотрудники не всегда хотят чтобы их развлекали, они сами хотят развлекаться. В таком случае, все добровольцы будут иметь шанс почувствовать себя значимыми звеном в коллективе и смогут продемонстрировать свои таланты.
     
Korporativ.ru выражает благодарность за предоставленные материалы журналу Event.ru
Дополнительная проффесиональная информация http://eventru.net/


Наверх

Разместить заявку

×

Разместить заявку

×

Обратный звонок

×
×

Хочу так же